На 23 и 24 юли в изложбената зона около Varna Mall се проведе международен фестивал „Славянско лято“. Идеята на мероприятието бе да събере на едно място производителите на автентични продукти, напитки, средства за поддържане на красотата и здравето, и предмети за творчество на представителите на различните славянските националности. Екипът на маркетингова агенция Activation се включи в проекта в качество на трети организатор в момент, когато принципната концепция, името, мястото и датите вече бяха определени.

Първoначално задачите на екип Activation бяха:

  • Подготовка съпровождащи документи за панаира(фестивала);
  • Изработка на концепция на рускоезичния брой на списанието(дипляната,рекламни материали), съпровождащо това събитие, а така също и две комуникиращи(разясняващи) статии в същия брой на списанието;
  • Поддръжка на проекта във Facebook страницата „Врата към България“;
  • Организация на комуникационния флешмоб в последния уикенд преди събитието (плюс разходите за неговата организиране.

В процеса на развитие на проекта добавихме:

  • Организация на процеса на комуникации между агентите по продажби и участниците във Фестивала;
  • Организация на бизнес-конкурс сред участниците;
  • Организация на лотарийни награди за посетителите на фестивала(панаира);
  • Организиране на детски занимания по време на панаир (Детски кът,майсторски класове);
  • Разработка на концепция за комуникация с посетителите на панаира. Например, детското дефиле като форма за презентация на собствената продукция за производителите на качествени детски дрехи; Предоставяне на награди за представители на държавните органи-за стенд с материали от областта на GR , интерактивни програми и предложения за посетителите, списък на майсторските класове на стендовете и т.н.
  • Организация на връзка между сцената и изложбата: предоставяне на информация за бизнеса на участниците в изложбата и предложения на стендовете със сцени,написване на текстове за водещите програмата,съгласуване по време на рекламните паузи и т.н.Освен това ние бяхме практически единствените постоянни представители на организаторите на площадката,така че решавахме всички възникнали проблеми,възникнали по време на изложбата-вятърът раздуха листовките,обявяване на победителите в конкурса за посетители,готови ли са артистите за излизане на сцената,дали силата на музиката е достатъчна,покрай батута осигуряване на наблюдатели.

Освен това ние бяхме практически единствените постоянни представители на организаторите на площадката,така че решавахме всички възникнали проблеми,възникнали по време на изложбата-вятърът раздуха листовките,обявяване на победителите в конкурса за посетители,готови ли са артистите за излизане на сцената,дали силата на музиката е достатъчна,покрай батута осигуряване на наблюдатели.

Но все пак проектът се получи, както очаквахме: чист маркетинг с вмъкване на рекламни материали на стадий на разработка и планина от организационни главоболия. И с гордост записваме този проект в нашето портфолио, като благодарим на всички партньори, участници и просто добри хора, с които се срещнахме за тези два дни. Анализирахме получените уроци – свои и чужди, и продължаваме напред.